Formule di autentica per Avvocati, nel PCT e notifiche a mezzo PEC (vedi riferimento alle slides e discussione del convegno 25.9.2015 in Legnago per l'Accademia degli Avvocati, il cui screen cast è a questa pagina  questa pagina Lo screencast della conferenza 11.2.2016  aggiornata alle novità delle nuove specifiche tecniche in G.U. del 7.1.16 ed in vigore dal 9.1.16 è, nella stessa pagina, reperibile qui

Un ripasso, con discussione sulla richiesta della Cassazione di autenticare le notifiche a mezzo PEC ricevute, nella prima parte dello sceencast del 26.1.2018 reperibile qui

 

Pagina a cura dell'avv. Francesco Tregnaghi, agg gennaio 2018

Indice delle formule

1) scansione atto cartaceo per notifica PEC

2) autentica stampata cartacea delle ricevute avvenuta notifica a mezzo PEC

3) autentica degli atti presenti nel fascicolo telematico (o trasmessi a mezzo PEC)

4) autentica dei titoli per l'iscrizione a ruolo delle esecuzioni

5) Conformità di scansione di atti cartacei ai fini del deposito telematico

6) Autentica della copia informatica della procura alle liti

Nota importante. Al contrario del notaio, l'avvocato non ha alcun potere generale di autentica/certificazione. I Poteri dell'avvocato in tal senso hanno una duplice limitazione:

1) valgono solo per quei determinati atti/certificazioni espressamente previsti dalla legge;

2) valgono quasi sempre solo in quanto "difensore di", ovvero per gli atti relativi a procedimenti in cui si è difensori di una delle parti. Ecco perché è utile, se non necessario,  che nella formula si spenda esattamente tale qualifica.

Ulteriore avvertenza. E' vero che ben si potrebbero omettere tutti i riferimenti normativi: il potere esiste anche se non si richiama la fonte. In questi primi anni di applicazione ritengo utile però lasciare il riferimento normativo per aiutare sia il certificante che il destinatario a capire bene la valenza dell'atto

N.B.: i "duplicati" informatici degli atti contenuti nel fascicolo telematico del PCT, anche se non firmati da giudice o cancelliere, NON richiedono mai la nostra autentica. (art 16 bis comma 9 bis DL 179/12 ) (leggi qui per un approfondimento in tema).

 

AUTENTICHE RELATIVE AL PROCEDIMENTO DI NOTIFICAZIONE A MEZZO P.E.C. (punti 1 e 2)

1) autentica della copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (cartaceo) che si va a notificare  (art. 3 bis comma 2 L. 53/1994) (scansione di atto cartaceo)

Le Specifiche Tecniche del Responsabile DGSIA che per legge sono l'unica fonte della normativa tecnica per le nostre notifiche sono state pubblicate sulla G.U. del 7.1.2016 e sul PST (portale servizi telematici) il successivo 8, il che le rende efficaci ed operative pienamente dal 9 gennaio 2016

La normativa, in maniera piuttosto (e fortunatamente) ovvia prevede che l’attestazione (per ognuno dei file che si vogliono autenticare) sia:

 a) inserita nella relazione di notificazione, che (ricordiamo) DEVE essere  documento informatico in formato PDF-testo

 b) la relazione contenga una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità (ad esempio: "Sentenza n... emessa dal  GdP di Verona il...., pubblicata il ") nonché contenga …

c) il nome del file attribuito alla scansione dell'atto che si va a notificare.

E dunque una attestazione potrebbe avere un contenuto del seguente tono (tenete presente che vostra qualifica, fonte dei vostri poteri, nome parti, etc saranno già stati indicati nel resto della relata), nell'esempio andando a notificare una sentenza cartacea del GdP:

IPOTESI DI FORMULA DI AUTENTICA DI ORIGINALE CARTACEO DA NOTIFICARE A MEZZO PEC(da inserire in relata)
" e altresì
ATTESTO
che la (______sentenza n... emessa dal  GdP di Verona il...., pubblicata il ....____) e contenuta nel file "sentenza_999/16.pdf" che notifico con il messaggio di posta elettronica certificata che contiene anche la presente relazione di notificazione è conforme all'originale/copia autentica in mio possesso"

E' espressamente esclusa la necessità dell'Hash, o impronta che dir si voglia, del file che si va a notificare (art. 1 comma 5). La firma digitale del gestore che "sigilla" la busta della PEC è garanzia più che sufficiente che il file a cui mi riferisco non possa essere altro che quello che viaggia nella PEC stessa.

2) Autentica della stampata cartacea della avvenuta notifica (ricevute, files, etc). (art. 9, comma 1 bis L. 53/1994).

Attenzione, il potere esiste solo  "Qualora non si possa procedere al deposito con modalita' telematiche dell'atto notificato". Oggi, nei Tribunali e nelle Corti d'Appello, si può depositare in via telematica e quindi difetta potere di autentica! (resta per esecuzioni, trascrizioni, GdP e Cassazione)

Timbro per notifiche PEC

3) L'AUTENTICA DEGLI ATTI PRESENTI NEL FASCICOLO TELEMATICO (da agosto 2015 anche degli atti trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche via PEC della Cancelleria)

a) SU COPIA STAMPATA, AGGIUNGIAMO IN CALCE, con opportuni timbri di congiunzione:

DA fascicolo informatico a carta ATTESTAZIONE DI CONFORMITA': ai sensi e per gli effetti del comma 9 bis dell'articolo 16 bis e degli articoli 16 decies e 16 undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, convertito, con modificazioni, dalla legge 17 dicembre 2012 n. 221, e come modificato dall'art 52 D.L. 90 del 24.6.2014 convertito in L.114/2014  e dal  decreto-legge 27 giugno 2015, n. 83, convertito in L. 6 agosto 2015, n. 132, io sottoscritto difensore di ______ attesto che la presente copia analogica di _______ è/sono conforme/i al/i corrispondente/i atto/i contenuto/i nel fascicolo informatico  n. _______ RG del Tribunale di ___ (o  trasmessi in allegato alla comunicazione telematica a mezzo PEC in data _ della cancelleria del tribunale di___ e relativa al fascicolo n. xxx/xx RG) e che pertanto equivale all'originale ai sensi dei citati articoli.
Verona, lì _________ Avv. Francesco Tregnaghi


b1) SU COPIA  informatica (ricordiamo che il duplicato scaricato dal fascicolo informatico non richiede autentica): Se vogliamo seguire il “modo 1” ex art. 16 undecies comma 2, cioè scrittura all'interno del file

da fascicolo informatico a file ATTESTAZIONE DI CONFORMITA': ai sensi e per gli effetti del comma 9 bis dell'articolo 16 bis e dell'art. Art. 16 undecies del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179 io digitalmente sottoscritto quale difensore di _____ attesto che la presente copia informatica di _______ è conforme al corrispondente atto contenuto nel fascicolo informatico n. _______ RG del Tribunale di ___________ ((o  trasmessi in allegato alla comunicazione telematica a mezzo PEC in data _ della cancelleria del tribunale di___ e relativa al fascicolo n. xxx/xx RG)) e che pertanto equivale all'originale ai sensi del citato comma 9 bis.
Verona, lì _______ Avv. Francesco Tregnaghi

 

b2) Se l'atto è destinato ad un deposito, occorre predisporre su file separato (da salvare in PDF-testo e firmare) una autentica che contenga, per ciascuno degli atti che si vanno a depositare::

  • una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità (ad esempio: "Sentenza n... emessa dal  GdP di Verona il...., pubblicata il ") nonché contenga …

  •  il nome del file attribuito alla scansione dell'atto che si va a depositare.

Il contenuto dell'atto separato potrebbe essere più o meno del seguente tenore:

File separato per autentica di file in sede di deposito
TRIBUNALE DI _____
n. ____/2016 rg DR. ______

ATTO DI AUTENTICA PER FILE DEPOSITATI

Il sottoscritto Avv. Francesco Tregnaghi, quale difensore di ____ dichiaro che i seguenti atti, depositati con il presente atto

1)  (descrizione + Nome file)
2)  (descrizione + Nome file)
3)  (descrizione + Nome file)
etc.
sono conformi ai rispettivi originali/copie autentiche in mio possesso
Verona, lì ____
Avv. Francesco Tregnaghi
(sottoscritto digitalmente)

NB: secondo una interpretazione letterale del nuovo Art. 19 -ter provvedimento del 16 aprile 2014 del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, recante «Specifiche tecniche previste dall’art. 34, comma 1, del decreto del Ministro della giustizia del 21 febbraio 2011 n. 44» l'atto separato su cui autenticare i file per il deposito non potrebbe essere l'atto principale (se nota di iscrizione, di deposito, etc fatta ad hoc) ma solo un "allegato". Ho le mie riserve, ma meglio essere prudenti. E dunque, file separato...allegato!

Segnalo infine che la Consolle Avvocato, dal 9.2.2016 ha recepito le istruzioni ministeriali, e pertanto l'atto separato di autentica dovrà essere segnalato quale tale in sede di allegazione: si veda esempio che segue:

Esempio di qualificazione del file in sede di importazione

4) L'autentica dei titoli per l'iscrizione a ruolo delle esecuzioni

Da inserire nei 3 file ex art 16 undecies comma 2 Dl 179/2012 alternativamente:
a) scrivendo direttamente sul file PDF dopo la scansione
b) scansionando la formula di autentica, stampata su foglio separato, dopo l'ultima pagina dell'atto, il tutto come indicato poco sopra sotto b1
da scrivere nel file per deposito titoli esecuzioni ATTESTAZIONE DI CONFORMITA' ai sensi degli artt. 518/543/557 c.p.c: Io sottoscritto digitalmente avv. Francesco Tregnaghi, in qualità di procuratore di ____ attesto ex art 16 undecies comma 2 Dl 179/2012 ai soli fini della iscrizione a ruolo della procedura esecutiva ex 518/543/557 c.p.c. che la copia scansionata con la presente attestazione di:
Atto di precetto / Titolo esecutivo / Verbale di pignoramento (Cancellare le voci che non interessano)
così descritta:_____________ è conforme all'originale in mio possesso
Verona, lì ________________ Avv. Francesco Tregnaghi
Su file separato, adattare questa formula allo schema più sopra indicato sotto B2

5) Conformità di scansione di atti cartacei ai fini del deposito telematico

Da usarsi per atti di parte o del giudice da depositare nel fascicolo telematico

Da inserire nel file ex art 16 undecies comma 2 Dl 179/2012 a) scrivendo direttamente sul file PDF dopo la scansione b) scansionando formula di autentica, stampata, alla fine dell'atto (dal 9.1.2016 anche con  certificazione su atto separato ex comma 3)
Per atti da depositare nel fascicolo (escluso iscrizioni esecuzioni) ATTESTAZIONE DI CONFORMITA' DI ORIGINALE ANALOGICO AI FINI DEL DEPOSITO TELEMATICO Io sottoscritto digitalmente avv. Francesco Tregnaghi, quale difensore di _____ attesto ai sensi dell'art 16 decies DL 179/12, come introdotto dall'art.19 DL 83/2015 conv. in legge 132/2015 che la presente copia informatica dell'atto______ (ad esempio, di citazione notificato con la prova delle notifiche) è conforme all'atto analogico originale o copia autentica in mio possesso (complessive pagine __ compresa la presente)
Verona, lì ____
Avv. Francesco Tregnaghi
in alternativa, da autenticare su file separato seguendo le istruzioni riportate sopra al punto B2


6) Conformità della copia scansionata della procura cartacea

Si forma la procura cartacea su foglio separato, la si autentica a penna (si certifica così l'autografia) e poi apponendo firma digitale (si certifica così la conformità della copia informatica all'originale cartaceo), senza necessità di formula alcuna (vedere art 83 cpc aggiornato)


Avvertenza generale: le specifiche tecniche prevedono come standard di firma solo questi:
CadES-BES (file p7m, crittato e leggibile/verificabile solo con apposite utility)
PadES-BES (il file resta PDF leggibile: attenzione, però. Non il PadES Basic, serve proprio il BES; quello che utilizza l'algoritmo SHA-256).

ATTENZIONE: Acrobat Reader permette sia di verificare le firme, che di apporle. Però:
la verifica risulterà negativa (anche per firme perfette) a meno che non si indichi una fonte aggiornata governativa di impostazioni di protezione
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-elettroniche/firma-pdf

La sottoscrizione applicata per difetto è PadES, sì, ma Basic. Non conforme!
E' possibile selezionare il formato BES modificando le impostazioni (cosa non facilissima per utente comune)
Usate il software di firma!


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