Check-list notifica in proprio a mezzo PEC

Disponibilità di corsi PCT / Notifica a mezzo PEC presso il vostro studio o anche in remoto

Agg. 26.2.2016 dopo le specifiche tecniche in G.U. del 7.1.2016 concernenti le modalità di autentica

Agg: 30.12.2014 con le modifiche del D.L. 90 del 24.6.2014 convertito in legge 114 dell'11.8.2014. Vale la pena di ricordare che il DL

  • ha abolito l'obbligo della marca da bollo

  • ha abolito la necessità della previa autorizzazione a notificare del consiglio dell'Ordine degli Avvocati SOLO per le notifiche in proprio a mezzo PEC

tutto rimane come prima, invece,  per le notifiche in proprio a mezzo posta.

*avvertenza: sconsiglio di buttarsi nell'esperienza di notifica SOLO con l'ausilio della presente check-list, senza aver approfondito, almeno una prima volta le tematiche. Slides e video (screencast) di alcuni miei interventi in materia li trovate qui. Vi consiglio di scegliere i più recenti.

Scarico di responsabilità: offro ai Colleghi questo strumento della prima ora, ma non assumo responsabilità. Ognuno è responsabile di come procede a notificare. Spuntate con un click  le caselle  mano a mano che procede il controllo!

così -----><--------
1) Attività preparatoria  Ho estratto l'indirizzo PEC del destinatario/i da uno dei Registri Pubblici consentiti (NON è idoneo l'Albo avvocati, e men che meno l'atto di parte che recasse ancora indicata la PEC e, ATTENZIONE,  dopo le modifiche DL 90 non è più idoneo alle notifiche alla P.A. IndicePA.Gov.it: occorre usare il nuovo elenco ad accesso limitato (ancora in formazione, però) già accessibile dalla parte riservata pst.giustizia.it), ed ho salvato/stampato la pagina a futura memoria

  Ho scansionato in PDF-Immagine il documento altrui in originale/copia autentica cartacea oppure
-  ho estratto dal fascicolo telematico salvando il PDF ivi reperito (copia o duplicato informatico) oppure
-  ho salvato in PDF-testo il mio atto (per tutti gli atti da notificare, in una o più delle tre alternative previste)

  Ho scansionato la procura cartacea, se viene usata per la prima volta (oppure la menziono in relata, se precedente e già agli atti), e l'ho firmata ANCHE digitalmente (oppure ho pronta e firmata per autentica (doppia firma digitale) la procura informatica

  Ho firmato digitalmente l'atto/gli atti PROPRI da notificare (uno per uno, se più)(valido dopo nuove specifiche tecniche in GU 30.4.2014 tanto la firma in formato CAdES che crea file .p7m che in formato PAdES-Bes che lascia il file in formato .pdf più facilmente leggibile). Su eventuale firma per autentica della copia per atti altrui scansionat leggere qui Per i o estratti dal fascicolo telematico estratti dal fascicolo telematico vale a maggior ragione: non si possono firmare per non alterare il file

2) Creazione della relata di notifica  Ho indicato mio nome, cognome e C.F. quale avvocato notificatore

  Ho inserito il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti; 

 Ho inserito il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del/i destinatario/i

  Ho inserito l'indirizzo PEC del/i destinatario/i, verificato/i come sopra;

  Ho indicato da quale Registro Pubblico ho estratto la PEC del/i destinatario/i (sono 4 possibili, in parte sovrapponibili: Inipec, ReGIndE, Registro PP.AA. (ovvero Registro contenente gli indirizzi di Posta Elettronica Certificata delle Amministrazioni pubbliche ai sensi del DL 179/2012 art 16, comma 12 )  o Registro Imprese: no albo o sito dell'Ordine o indirizzo indicato negli atti e non più IndicePA

  Ho inserito l'attestazione di conformità degli atti scansionati o salvati dal fascicolo telematico SE ne esistono (non serve per nostri atti nativi, che vanno invece firmati digitalmente,e non serve per i "duplicati" informatici, se dotati di firma digitale valida del Giudice/canelliere/altro P.U., in quanto a tutti gli effetti equiparati all'originale). Attenzione: la fonte del potere di autentica è data da norme diverse nei due casi. O non si menziona proprio, o lo si faccia citando le norme corrette.

  Ho descritto brevemente l'atto o gli atti che si vanno a notificare

Ho indicato il nome file completo di tutti gli atti che vado a notificare e che richiedano anche attestazione di conformità (ad esempio "notifico sentenza n. 000/00 RG 000/00 pubblicata il 00/00/00 nel file "sentenzanotificata.pdf") (novità come da specifiche tecniche in G.U. 7.1.2016). Ciò non serve se l'atto è un "duplicato" scaricato dall PCT o atto proprio nativo digitale e sottoscritto. In pratica serve solo se l'atto, esendo copia digitale (perchè estratto come tale dal PCT o scansione di atto cartaceo in nostro possesso) richiede attestazione di conformità

Ho indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo, SE la notifica riguarda un procedimento in corso
 
  Ho salvato detta relata, rigorosamente in formato PDF-testo

  Ho firmato digitalmente la relata (PAdES-Bes o CAdES indifferentemente, ma con algoritmo SHA256 e non SHA-1 come fa Acrobat reader, se non opportunamente modificato nelle impostazioni)




 3) Preparazione del messaggio di PEC sto usando la casella PEC in uscita comunicata al ReGIndE (tramite Ordine) dell'avvocato notificatore

 ho messo quale destinatario/i l'indirizzo/i PEC indicato/i nella relata

 ho allegato tutti i file miei firmati (con estensione .p7m se firmati in standard CAdES o .PDF se firmati in standard PAdES-Bes  (necessariamente almeno uno: la relata) ed i files con gli atti di terzi scansionati o i files salvati dal fascicolo telematico

ho messo quale parte iniziale oggetto della mail la testuale frase "  notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994  "(eventuali specificazioni facoltative sono ammissibili a seguire)

 Ho inserito nel testo della email frase equivalente a "  Attenzione: trattasi di notifica. In caso di difficoltà a leggere i file firmati allegati se in formato .p7m,  e comunque per verificare la eventuale sottoscrizione degli atti in PDF, si prega di seguire le istruzioni di cui al seguente link: https://postecert.poste.it/verificatore  "  facoltativo ma raccomandato, specialmente se vi sono file firmati CAdES con estensione .p7m



Se tutte le caselle fino a qui sono state spuntate, si può cliccare "invio" e spedire la PEC. Ovviamente si deve attendere un poco,  magari sollecitando con l'apposito comando la ricezione delle mail. Se tutto va bene dovranno esserci due PEC ricevute (+ una per ogni destinatario oltre il primo): la ricevuta di ACCETTAZIONE e la ricevuta di ciascuna CONSEGNA. La notifica, se arriva la ricevuta di consegna, è andata a buon fine. E' indispensabile però provvedere alla conservazione delle ricevute (intese come file informatici) ed eventualmente alla loro documentazione cartacea mediante stampata debitamente autenticata ai sensi del nuovo testo della legge 53 del 1994.
4) Attività successiva alla notifica Ho salvato la ricevuta di ACCETTAZIONE in apposita directory sull'hard disk del computer (di rigore una directory che subisca un frequente back-up automatico)

 Ho salvato la/e ricevuta/e di CONSEGNA nella medesima directory

 5) Attività eventuale ai fini di un uso "cartaceo" della notifica   ho stampato il messaggio di posta elettronica certificata (si può trovare in allegato alla ricevuta di consegna)

 ho stampato tutti gli allegati (relata + tutti atti notificati)

 ho stampato la ricevuta di accettazione della PEC

 ho stampato la ricevuta avvenuta consegna  

ho apposto la formula di autenticazione su tutti i documenti di cui sopra, mettendo un mio timbro di congiunzione su atti multi-pagina: attenzione, il nostro potere di autentica è condizionato alla impossibilità del deposito telematico. Se il D.T. è possibile, NON possiamo autenticare l'equivalente cartaceo! Il che rende evidente che dobbiamo depositare il duplicato dei file contenenti le ricevute della PEC

 ho firmato e datato tutte le formule di autentica, mettendo anche mio timbro con nome leggibile


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