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Formule di autentica per Avvocati, nel PCT e notifiche a mezzo PEC (vedi riferimento alle slides e discussione del convegno 25.9.2015 in Legnago per l'Accademia degli Avvocati, il cui screen cast è a questa pagina questa pagina Lo screencast della conferenza 11.2.2016 aggiornata alle novità delle nuove specifiche tecniche in G.U. del 7.1.16 ed in vigore dal 9.1.16 è, nella stessa pagina, reperibile qui
Un ripasso, con discussione sulla richiesta della Cassazione di autenticare le notifiche a mezzo PEC ricevute, nella prima parte dello sceencast del 26.1.2018 reperibile qui
Pagina a cura dell'avv. Francesco Tregnaghi, agg gennaio 2018
Indice delle formule
1) scansione atto cartaceo per notifica PEC
2) autentica stampata cartacea delle ricevute avvenuta notifica a mezzo PEC
3) autentica degli atti presenti nel fascicolo telematico (o trasmessi a mezzo PEC)
4) autentica dei titoli per l'iscrizione a ruolo delle esecuzioni
5) Conformità di scansione di atti cartacei ai fini del deposito telematico
6) Autentica della copia informatica della procura alle liti
Nota importante. Al contrario del notaio, l'avvocato non ha alcun potere generale di autentica/certificazione. I Poteri dell'avvocato in tal senso hanno una duplice limitazione:
1) valgono solo per quei determinati atti/certificazioni espressamente previsti dalla legge;
2) valgono quasi sempre solo in quanto "difensore di", ovvero per gli atti relativi a procedimenti in cui si è difensori di una delle parti. Ecco perché è utile, se non necessario, che nella formula si spenda esattamente tale qualifica.
Ulteriore avvertenza. E' vero che ben si potrebbero omettere tutti i riferimenti normativi: il potere esiste anche se non si richiama la fonte. In questi primi anni di applicazione ritengo utile però lasciare il riferimento normativo per aiutare sia il certificante che il destinatario a capire bene la valenza dell'atto
N.B.: i "duplicati" informatici degli atti contenuti nel fascicolo telematico del PCT, anche se non firmati da giudice o cancelliere, NON richiedono mai la nostra autentica. (art 16 bis comma 9 bis DL 179/12 ) (leggi qui per un approfondimento in tema).
AUTENTICHE RELATIVE AL PROCEDIMENTO DI NOTIFICAZIONE A MEZZO P.E.C. (punti 1 e 2)
1) autentica della copia per immagine su supporto informatico di documento analogico (cartaceo) che si va a notificare (art. 3 bis comma 2 L. 53/1994) (scansione di atto cartaceo)
Le Specifiche Tecniche del Responsabile DGSIA che per legge sono l'unica fonte della normativa tecnica per le nostre notifiche sono state pubblicate sulla G.U. del 7.1.2016 e sul PST (portale servizi telematici) il successivo 8, il che le rende efficaci ed operative pienamente dal 9 gennaio 2016
La normativa, in maniera piuttosto (e fortunatamente) ovvia prevede che l’attestazione (per ognuno dei file che si vogliono autenticare) sia:
a) inserita nella relazione di notificazione, che (ricordiamo) DEVE essere documento informatico in formato PDF-testo
b) la relazione contenga una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità (ad esempio: "Sentenza n... emessa dal GdP di Verona il...., pubblicata il ") nonché contenga …
c) il nome del file attribuito alla scansione dell'atto che si va a notificare.
E dunque una attestazione potrebbe avere un contenuto del seguente tono (tenete presente che vostra qualifica, fonte dei vostri poteri, nome parti, etc saranno già stati indicati nel resto della relata), nell'esempio andando a notificare una sentenza cartacea del GdP:
E' espressamente esclusa la necessità dell'Hash, o impronta che dir si voglia, del file che si va a notificare (art. 1 comma 5). La firma digitale del gestore che "sigilla" la busta della PEC è garanzia più che sufficiente che il file a cui mi riferisco non possa essere altro che quello che viaggia nella PEC stessa.
2) Autentica della stampata cartacea della avvenuta notifica (ricevute, files, etc). (art. 9, comma 1 bis L. 53/1994).
Attenzione, il potere esiste solo "Qualora non si possa procedere al deposito con modalita' telematiche dell'atto notificato". Oggi, nei Tribunali e nelle Corti d'Appello, si può depositare in via telematica e quindi difetta potere di autentica! (resta per esecuzioni, trascrizioni, GdP e Cassazione)
3) L'AUTENTICA DEGLI ATTI PRESENTI NEL FASCICOLO TELEMATICO (da agosto 2015 anche degli atti trasmessi in allegato alle comunicazioni telematiche via PEC della Cancelleria)
a) SU COPIA STAMPATA, AGGIUNGIAMO IN CALCE, con opportuni timbri di congiunzione:
b1) SU COPIA informatica
(ricordiamo che il duplicato scaricato dal fascicolo informatico non
richiede autentica): Se vogliamo seguire
il “modo 1” ex art. 16 undecies
comma 2, cioè scrittura all'interno del file
b2) Se l'atto è destinato ad un deposito, occorre predisporre su file separato (da salvare in PDF-testo e firmare) una autentica che contenga, per ciascuno degli atti che si vanno a depositare::
-
una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità (ad esempio: "Sentenza n... emessa dal GdP di Verona il...., pubblicata il ") nonché contenga …
-
il nome del file attribuito alla scansione dell'atto che si va a depositare.
Il contenuto dell'atto separato potrebbe essere più o meno del seguente tenore:
NB: secondo una interpretazione letterale del nuovo Art. 19 -ter provvedimento del 16 aprile 2014 del responsabile per i sistemi informativi automatizzati del Ministero della giustizia, recante «Specifiche tecniche previste dall’art. 34, comma 1, del decreto del Ministro della giustizia del 21 febbraio 2011 n. 44» l'atto separato su cui autenticare i file per il deposito non potrebbe essere l'atto principale (se nota di iscrizione, di deposito, etc fatta ad hoc) ma solo un "allegato". Ho le mie riserve, ma meglio essere prudenti. E dunque, file separato...allegato!
Segnalo infine che la Consolle Avvocato, dal 9.2.2016 ha recepito le istruzioni ministeriali, e pertanto l'atto separato di autentica dovrà essere segnalato quale tale in sede di allegazione: si veda esempio che segue:
4) L'autentica dei titoli per l'iscrizione a ruolo delle esecuzioni
Da inserire nei 3 file ex art 16 undecies comma 2 Dl 179/2012 alternativamente:a) scrivendo direttamente sul file PDF dopo la scansione
b) scansionando la formula di autentica, stampata su foglio separato, dopo l'ultima pagina dell'atto, il tutto come indicato poco sopra sotto b1
Su file separato, adattare questa formula allo schema più sopra indicato sotto B2
5) Conformità di scansione di atti cartacei ai fini del deposito telematico
Da usarsi per atti di parte o del giudice da depositare nel fascicolo telematico
Da inserire nel file ex art 16 undecies comma 2 Dl 179/2012 a) scrivendo direttamente sul file PDF dopo la scansione b) scansionando formula di autentica, stampata, alla fine dell'atto (dal 9.1.2016 anche con certificazione su atto separato ex comma 3)
in alternativa, da autenticare su file separato seguendo le istruzioni riportate sopra al punto B2
6) Conformità della copia scansionata della procura cartacea
Si forma la procura cartacea su foglio separato, la si autentica a penna (si certifica così l'autografia) e poi apponendo firma digitale (si certifica così la conformità della copia informatica all'originale cartaceo), senza necessità di formula alcuna (vedere art 83 cpc aggiornato)
Avvertenza generale: le specifiche tecniche prevedono come standard di firma solo questi:
CadES-BES (file p7m, crittato e leggibile/verificabile solo con apposite utility)
PadES-BES (il file resta PDF leggibile: attenzione, però. Non il PadES Basic, serve proprio il BES; quello che utilizza l'algoritmo SHA-256).
ATTENZIONE: Acrobat Reader permette sia di verificare le firme, che di apporle. Però:
la verifica risulterà negativa (anche per firme perfette) a meno che non si indichi una fonte aggiornata governativa di impostazioni di protezione
http://www.agid.gov.it/agenda-digitale/infrastrutture-architetture/firme-elettroniche/firma-pdf
La sottoscrizione applicata per difetto è PadES, sì, ma Basic. Non conforme!
E' possibile selezionare il formato BES modificando le impostazioni (cosa non facilissima per utente comune)
Usate il software di firma!